Voor de gespreksleider of dagvoorzitter is iedereen een sleutelfiguur in de bijeenkomst of het nu een minister, een directeur of een deelnemer is. Organisaties zetten keynote sprekers in om zich sneller te verzekeren van een volle zaal. Is het publiek eenmaal binnen, dan is menig organisator tevreden. Voor de gespreksleider begint het dan pas.

Demystificeer

Het meest geloofwaardig zijn ministers, ceo’s, directeuren op het moment dat ze van hun voetstuk afstappen. Als ze even de tijd nemen voor een echt gesprek en zich kwetsbaar tonen. Als gespreksleider doe je dat door een paar informele vragen voor of na de speech.

Dilemmasharing

Leg dilemma’s aan de zaal voor. Elke spreker met een sterk verhaal heeft lastige beslissingen moeten nemen. Een praktijkvoorbeeld: een bergbeklimmer heeft de Mt Everest beklommen. Welke keuzes leg je de zaal voor? Wanneer laat je een maat achter, neem je een omweg of niet, stel je plannen uit of niet. Vraag het de zaal voordat de spreker verklapt hoe het werkelijk ging.

Durf te vragen

Veel keynote sprekers hebben een boodschap, maar niet altijd een verhaal. Voor de gespreksleider is dat voldoende reden om de monoloog te vervangen door een interview. In het interview verwerk je vragen uit het publiek. Het interview is een flexibele gespreksvorm, die je naar believen persoonlijk, zakelijk, oppervlakkig of diepgravend insteekt.

Tijdens een vergadering zit u aan een vergadertafel en wilt u graag ontspannen overkomen. Uw ademhaling en spreekwijze spelen een grote rol, maar het is nog belangrijker dat u uzelf ook ontspannen voelt. Dat lijkt geen grote uitdaging aangezien u alleen maar hoeft te zitten, maar de manier waarop wij zitten heeft veel gevolgen voor de hoe ontspannen we ons voelen.

Let uw volgende vergadering bijvoorbeeld eens op uw benen. Hoe staan ze? Veel mensen plaatsen hun onderbenen onder hun stoel in een hoek van 45 graden, waarbij alleen de tenen de grond raken. Dit is een goed voorbeeld van een vrij gespannen zithouding: er staat letterlijk spanning op uw bovenbenen en u zilt minder gespannen zitten.

Plaats nu uw voeten plat op de grond, zodat uw onderbenen een hoek maken van 90 graden met uw bovenbenen. U voelt direct het verschil: uw benen kunnen zich ontspannen en het wordt gemakkelijker om op ontspannen wijze deel te nemen aan de vergadering.

Met uw handen kunt u veel interessante dingen doen. Het beste is natuurlijk als u ze gebruikt om uw inhoudelijk boodschap te ondersteunen. Als mensen zien wat ze horen klopt het plaatje en versmelten uw presentatie en uw boodschap tot één kloppend geheel. Drie toegankelijke manieren om uw betoog te ondersteunen:

• Het tellen. Als u een opsomming geeft van drie voorbeelden of drie argumenten, kunt u heel mooi meetellen met uw vingers. Uw publiek weet bij welk punt u bent en u beeldt uit wat u vertelt.
• Grote problemen en kleine nadelen. De termen ‘groot’ en ‘klein’ zijn prachtig uit te beelden door uw handen zo te houden alsof u de lengte van een grote of een kleine vis laat zien aan uw publiek. Door uw handen ver uit elkaar te houden als u een grote uitdaging benoemt ziet uw publiek dat het inderdaad erg groot is.
• De enerzijds-anderzijds. Als u een voordeel en een nadeel van uw boodschap presenteert kunt u dat mooi in een enerzijds-anderzijds plaatsen. Het gebaar: eerst houdt u uw handen parallel aan elkaar, ongeveer 20 centimeter van elkaar verwijderd, aan uw linkerkant (de enerzijds), daarna aan uw rechterkant (de anderzijds).

Wilt u meer weten over de theorie achter verschillende handgebaren? Deze TED-Talk van Allan Pease zet een aantal interessante bevindingen op een rijtje:

Heeft u weleens de opmerking gekregen dat u soms wat lastig te verstaan bent? Of dat u af en toe wat binnensmonds spreekt? Veel mensen spreken op deze wijze, en het komt hun overtuigingskracht niet ten goede. Maar het advies om ‘minder binnensmonds’ te spreken is erg lastig op te volgen. U spreekt al jaren op dezelfde wijze, dat is niet gemakkelijk aan te passen.

Daarom is het goed om er eerst achter te komen waar het aan zou kunnen liggen. Neem met uw telefoon een filmpje op van uzelf, waarin u kort iets vertelt. Kijk het vervolgens terug en beantwoord de volgende vragen:

• Bewegen uw lippen veel op en neer, of zijn ze een groot deel van de tijd redelijk dicht bij elkaar?
• Bewegen uw mondhoeken veel heen en weer, of blijven ze steeds op dezelfde plek?
• Beweegt uw onderkaak veel, of is deze voor een groot deel in dezelfde positie?

Ter vergelijking kunt u kijken naar deze beroemde speech van Barack Obama, waarin u in de eerste momenten al ziet dat hij zijn kaak, lippen en mondhoek veel gebruikt om woorden uit te spreken:

Het is erg lastig om hierop te letten als u zelf aan het woord bent. Vaak bent u dan bezig met de inhoud of met het goed uitwerken van uw argument. U kunt wel de spieren trainen die u nodig heeft om beter te articuleren. Als u uw mondhoeken onvoldoende beweegt, kunt u hier mee oefenen. Of als u uw kaken niet genoeg van elkaar haalt tijdens het spreken, kunt u de onderkaak losser maken. Oefen iedere ochtend ongeveer vijf minuten door voor de spiegel of in de auto zeer overdreven tegen uzelf te spreken. Spreek iedere klank overdreven duidelijk uit en let specifiek op uw kaak, mondhoeken en lippen. Zo wordt het normaler om duidelijk te articuleren en spreekt u in vergaderingen en tijdens presentaties minder binnensmonds.

Sfeer is belangrijk bij uw presentaties. Zeker als u regelmatig voor grote groepen presenteert wilt u dat het enthousiasme bij de deelnemers voelbaar is. Maar hoe krijgt u mensen echt enthousiast?

Enthousiasme werkt aanstekelijk. Als uw publiek ziet dat u vanaf het eerste moment oprecht enthousiast bent over uw boodschap en de presentatie zullen zij dat ook worden. Daarom helpt het als u écht gelooft in de inhoud van uw boodschap.

Verder wilt u dat er vanaf het podium voelbare energie de zaal in wordt gezonden. Voor grote zalen geldt het aloude principe van actie-reactie: een energieke presentator zal meer los maken dan iemand die het podium oploopt, gaat zitten en een staccato verhaal vertelt. Uw entree is dus zeer belangrijk: de eerste 30 seconden van uw presentatie bepalen voor een groot deel hoe energiek men naar uw presentatie zal luisteren.

Een goed voorbeeld van een energieke entree komt van Steve Ballmer, voormalig CEO van Microsoft:

Wellicht is de stijl van Ballmer iets te energiek voor uw eigen presentatie, maar het is een goed voorbeeld van wat een krachtige opening kan doen met een zaal. U hoeft zeker niet over het podium te rennen en te schreeuwen, maar een krachtige tred en open houding doen ook al wonderen.

Uw stemgeluid heeft veel gevolgen voor de kracht van uw presentatie. Als uw publiek een half uur naar een monotoon stemgeluid moet luisteren is de kans groot dat men al snel afhaakt, hoe interessant de boodschap ook is.

Tegelijkertijd wil uw publiek ook geen half uur luisteren naar iemand die overdreven veel energie in zijn stem stopt. Als u de hele tijd te krachtig spreekt wordt het al snel too much voor de luisteraars.

Maar hoe ziet de balans tussen deze twee uitersten er dan uit?

Een goed voorbeeld is de speech van voormalig Europarlementariër Alexander Stubb in een debat over wodka:

De bijna zangerige stem beweegt op en neer, en biedt goede afwisseling tussen krachtige zinnen en kalm uitgesproken zinnen. Probeer bij uw volgende presentatie eens te letten op het einde van uw zin: lukt het om de laatste woord met extra kracht uit te spreken?

Als u graag wilt dat zo veel mogelijk luisteraars halverwege uw presentatie afhaken, gebruik dan zo veel mogelijk abstracte termen. Hoe meer u spreekt over ‘integrale samenwerking’, ‘coachend leiderschap’ en ‘duurzame vernieuwingstrajecten’, hoe minder men naar u zal luisteren. Kom met pakken voorbeelden, herkenbare situaties en tastbare dilemma’s. Of start een discussie met het publiek: kun je wel een goede leidinggevende zijn als je altijd in vergadering zit?

Om echt te boeien moeten uw opmerkingen, voorbeelden en argumenten dicht bij de dagelijkse werkelijkheid van uw luisteraars staan. Minder jargon, meer verhalen.

U heeft uw presentatie nog zo goed geoefend, maar ineens loopt u vast. Wat was ook alweer het volgende punt dat u wilde vertellen? Nooit leuk, maar er is goed mee om te gaan. Twee technieken om weer back on track te komen.

Herhaal uw laatste alinea

Als u het even niet meer weet, vertel dan de inhoud van het laatste stukje van uw presentatie nog een keer, in andere bewoordingen. Veel luisteraars hebben niet direct door dat u dat doet, en het biedt u de gelegenheid om na te denken over uw vervolg. En wellicht komt de inspiratie voor het vervolgpunt vanzelf weer.

Las een pauze in

Als niemand weet wat u precies van plan was met uw presentatie, kan niemand u er op afrekenen. Las indien mogelijk een pauze in, of stel een vraag aan het publiek en laat iedereen een minuut met zijn buurman overleggen over het antwoord. Gratis bedenktijd voor u, met een stukje interactie voor het publiek als bonus.

Met een vlot uitgesproken en ingestudeerd verhaal verliest u het van de spontane spreker. Wat moet u dan wel doen om authentiek te spreken? 5 tips van Debat.NL.

1. Mijd perfectie: haperen mag
Expres haperen is een trucje. Maar een zin niet afmaken omdat u iets beters te binnen schiet – het hoort erbij. Sterker nog, in een doorsnee-conversatie praten mensen altijd zo. Daarom eh… waarom niet aarzelen in een presentatie?

2. Spreek in de ik-vorm
Stoere types beweren ‘het is zo dat…’, verleiders beginnen over ‘wij willen samen…’, maar authentieke sprekers maken zichzelf niet groter dan ze zijn. Spreek alleen namens uzelf. ‘ik weet van mezelf dat…’ Kwetsbaar en bescheiden zijn wekt sympathie.

3. Spreek in de OTT
‘Als ik op 1 oktober de directeur in de lift tegenkom…’. Wie over het verleden spreekt in de verleden tijd (‘toen ik….’) doet aan geschiedschrijving. Wie in de tegenwoordige tijd spreekt doet aan storytelling. Laat mensen meebeleven wat u zegt.

4. Laat gevoelens spreken
Het kan mensen over het algemeen weinig schelen wat u denkt, totdat ze weten waar u om geeft. Zeg wat u werkelijk belangrijk vindt. Jan Terlouw: ‘Ik heb een prachtig leven gehad, ik wil dat jullie dat ook hebben.’

5. Herhalen? Geen probleem!
Herhalen is geen kunstje. Herhalen is een bewijs dat u consistent bent. Dat wordt beter gewaardeerd dan als u geregeld van opvatting wisselt. Zeg eens wat vaker  ‘Wat ik regelmatig zeg en ook nu weer benadruk is…’

PS Is authentiek spreken hetzelfde als de waarheid spreken? Helaas. Het betekent vooral dat mensen geloven dat u de waarheid spreekt.

U bent gevraagd om een presentatie te verzorgen om uw publiek bij te praten over een willekeurig onderwerp. Maar wat willen ze weten? Wellicht heeft u een glazen bol waar u dit in kunt zien, maar tot die tijd blijft het natuurlijk gissen wat zij precies willen weten. Soms kunt u daar vooraf achter proberen te komen, zodat u een maatwerkverhaal kunt voorbereiden. Maar in sommige gevallen kan dat ook niet. Wat nu?

Ten eerste, zorg dat u op tijd aanwezig bent. Er zijn altijd vroege vogels onder de deelnemers die ook ruim op tijd zijn. Knoop een praatje aan en peil wat de verwachtingen zijn van enkele deelnemers. Deze dwarsdoorsnede van de zaal geeft de verwachtingen mooi weer.

Ten tweede, probeer het niet alleen te doen. U kunt heel hard gaan werken en hopen dat het ook aansluit bij wat uw publiek wil horen. Maar u kunt ook gewoon vragen wat zij willen weten. Interactie is de beste manier om er voor te zorgen dat de dingen die u vertelt ook echt interessant voor hen zijn. Liever een presentatie van 5 minuten gevolgd door 25 minuten vragen uit het publiek en discussie, dan andersom.

U geeft een presentatie en wordt gevraagd naar voren te komen. De meeste mensen beginnen direct met spreken zodra ze op hun plek staan. Sommigen spreken zelfs al terwijl ze onderweg zijn naar hun plaats. Het gevolg: een rusteloze start van de presentatie, zowel voor het publiek als voor uzelf. Daarnaast is er een grote kans dat u nog geen contact hebt gemaakt met de groep en zij nog helemaal niet open staan voor uw boodschap.

Dat kan krachtiger. Loop naar uw plaats. Haal een keer adem. Kijk iedereen aan. Haal nog een keer adem. En start dan uw presentatie met een korte eerste zin. Zo bouwt u spanning op bij uw publiek terwijl u uzelf kunt ontspannen. Twee grote voordelen van een pauze van slechts enkele seconden.

Powerpoint, Prezi en andere visuele hulpmiddelen zijn prachtig in te zetten bij presentaties. Maar veel presentaties worden minder sterk door de aanwezigheid van de Powerpoint. Wat kan wel en wat kan niet? Drie tips voor beter gebruik van Powerpoint.

Woorden eruit, beelden erin

Veel tekst in uw Powerpoint verleidt luisteraars om te veranderen in lezers. Ze richten zich op de tekst en niet op uw verhaal. Terwijl u juist centraal zou moeten staan. Uw Powerpoint kan geen emoties uitstralen, kan anderen niet verleiden het met hem eens te zijn en kan ook geen vragen uit het publiek beantwoorden. Werk liever met beelden die uw betoog ondersteunen. Dit kunnen relevante foto’s zijn, beelden die een complex proces simpel uitleggen of afbeeldingen die de sfeer van uw presentatie onderschrijven.

Kijk niet naar het scherm

Het is heel verleidelijk om zelf naar het scherm te kijken waar u voor staat. Iedere keer verbreekt u oogcontact met uw publiek en leidt u hun blik richting het scherm. Uw boodschap is: ‘kijk naar het scherm, niet naar mij!’ Wilt u toch spieken? Zorg dat de laptop voor u op tafel staat. Daar heeft u een miniatuurversie van hetzelfde scherm.

Cijfer uzelf niet weg

Hoe groter u het scherm maakt, hoe minder aandacht u krijgt. Hoe feller de beamer schijnt in een donkere ruimte, hoe minder aandacht u krijgt. Hoe flitsender u uw Prezi maakt, hoe minder aandacht u krijgt.

Als u nerveus spreekt, spreekt u waarschijnlijk ook sneller. Uw verhaal is lastiger te volgen en uw luisteraars haken af. Hoe houdt u ze toch aan boord? Door hen te prikkelen en nieuwsgierig te maken. En dat doet u niet door nog meer te vertellen en uw spreektempo te verhogen, maar juist door stiltes te laten vallen. Een strategische stilte na een belangrijk zin laat uw publiek aan uw lippen hangen.

Om dit te oefenen, neem uzelf eens op als u het woord voert in een vergadering of tijdens een presentatie. Luister na afloop naar uw bijdrage en let op de lengte van de pauzes. Zijn ze lang genoeg of kan er nog meer ruimte in? Kies drie zinnen uit de opname uit en spreek ze nog eens in, maar neem nu bewust een pauze van ongeveer 1.5 à 2 seconden. Hoe komt het over?

Heeft u ooit een presentatie gegeven of deelgenomen aan een belangrijke vergadering waarbij u precies op tijd binnen kwam stormen en direct moest starten? Dan weet u hoeveel invloed de paar minuten voor u moet presteren invloed hebben op de kwaliteit van wat u zegt en hoe u overkomt.

Vlak voor een meeting of presentatie zijn veel mensen nog druk in de weer. Ze bellen nog snel een collega of klant, ze halen nog snel wat koffie of versturen een e-mail. Het gevolg: zij komen gespannen over en voelen zich ook minder op hun gemak.

De beste manier om te ontspannen is door minimaal twee minuten niets te doen. Leg uw telefoon of laptop opzij en zorg dat u niet gestoord kunt worden. Adem langzaam in door uw neus en adem rustig uit door uw mond. Na twee minuten is uw lichaam ontspannen en komt u veel beter over.

Oogcontact is een belangrijk instrument voor meer overtuigingskracht. Als uw publiek merkt dat u hen niet aankijkt zullen zij sneller afhaken en minder snel overtuigd worden door uw inhoudelijke argumenten. De tip “kijk mensen aan” is echter wel erg gemakkelijk, zeker omdat u vaak met andere dingen bezig bent tijdens uw presentatie.

Een laagdrempelige manier om uw oogcontact te verbeteren is door uw kin omhoog te doen. U zult automatisch meer rondkijken omdat het makkelijker is om contact te maken met anderen. Daarnaast zorgt het er voor dat uw stem beter uit de verf komt en dat u er zelfverzekerder uit ziet.