Voor de gespreksleider of dagvoorzitter is iedereen een sleutelfiguur in de bijeenkomst of het nu een minister, een directeur of een deelnemer is. Organisaties zetten keynote sprekers in om zich sneller te verzekeren van een volle zaal. Is het publiek eenmaal binnen, dan is menig organisator tevreden. Voor de gespreksleider begint het dan pas.

Demystificeer

Het meest geloofwaardig zijn ministers, ceo’s, directeuren op het moment dat ze van hun voetstuk afstappen. Als ze even de tijd nemen voor een echt gesprek en zich kwetsbaar tonen. Als gespreksleider doe je dat door een paar informele vragen voor of na de speech: ‘Toen u net begon aan deze baan, waar zat u wel eens over in?’

Dilemma sharing

Dilemma’s moet je niet uitleggen, maar delen. Elke spreker met een sterk verhaal heeft lastige beslissingen moeten nemen. Een praktijkvoorbeeld: een bergbeklimmer heeft de Mount Everest beklommen. Wanneer laat je een maat achter, neem je een omweg of niet, stel je plannen uit of niet. Vraag het de zaal voordat de spreker vertelt hoe het werkelijk ging.

Durf te vragen

Keynote sprekers hebben vaak wel een boodschap, maar niet altijd een verhaal. Daardoor ontbreekt een gezonde spanningsboog voor het publiek. Voor de gespreksleider is dat voldoende reden om de monoloog te vervangen door een interview. Verwerk daarin ook de vragen die branden op de lippen van het publiek.

Geen gespreksleider die nog mensen met hun cv aankondigt. Sprekers zijn alleen interessant voor wie ze nu zijn.  Niet wat ze zijn of waren. Drie tips

Verhef je stem

Applaus voordat een spreker start is het minste dat u kunt doen. Een kleine verheffing van de stem van de gespreksleider en het publiek begint vrijwel meteen te klappen.

Introduceer ze als mens

Tientallen functies zijn leuk voor tijdens de sollicitatie, maar wat doet uw directeur eigenlijk in zijn vrije tijd? Een onvoorspelbare introductie helpt de spreker weer wat menselijker te worden.

Niet zomaar tutoyeren

Een andere valkuil is dat je een spreker introduceert als iemand die je al langer kent. Dat is leuk voor jou als gespreksleider (‘we mogen elkaar tutoyeren’), maar irrelevant en vaak storend voor het publiek. Zelfs als iedereen in het publiek de spreker kent wil je hem of haar zo voorstellen dat iedereen toch nieuwsgierig is naar wat komen gaat.

De dag gaat over Justitie, geheime informatie en Wet op de Openbaarheid van Bestuur. De gespreksleider heeft de link snel gelegd met een creatieve opening. ‘We hebben vandaag een gevoelig thema, zeg maar gerust explosief materiaal. Er zijn namelijk 10 pakketjes aangetroffen in de zaal. Die zitten onder jullie stoel… In elk van die pakketjes zit een opdracht.

Probeer met je mededeelnemers dit pakketje onschadelijk te maken. Over 3 minuten horen we of het is gelukt.’  Interactie gaat vanzelf, als je het maar spannend maakt. Een gespreksleider is niet van het type Don’t ask don’t tell.

‘Even centraal graag…’, past niet in het vocabulaire van de gespreksleider. Alsof alles om de gespreksleider draait. Hoewel bij een gezagsgetrouw publiek de zin ‘Mag ik even uw aandacht’ altijd werkt, is het de kunst om een zaal stil te krijgen zonder daar woorden aan te verspillen .

PowerPoint

Op het scherm verschijnt levensgroot een countdown. Neem 10 seconden. Daarna een mooi plaatje en je kunt direct beginnen.

Film

Een filmpje start terwijl iedereen nog praat. Als het filmpje klaar is, is iedereen stil.

Voice-over

Onder opzwepende muziek kondigt een voice over de volgende spreker aan.

Een goede moderator of gespreksleider schrikt niet van 250 pakken in ruststand. En het is maar beter dat zij ook niet schrikken van de gespreksleider. Dat gebeurt wel als je spontaan het publiek induikt naar iemand die wat leuks wil zeggen. Je bent geen overvaller. Vier manieren om 250 man er bij te betrekken.

Stellingen, vragen dilemma’s

Sprekers hebben een antwoord op alles. Maar minstens zo interessant zijn sprekers met een vraag aan de zaal. Regel als moderator dat elke spreker een stelling, vraag of dilemma meebrengt, waarop hij niet eerst zelf het antwoord geeft.

Tweede scherm

Zorg dat er een tweede scherm is. Je krijgt als gespreksleider meer inbreng van een grote zaal als je actief om input via twitter, sms and whatsapp vraagt.  Geef niet alleen een #tag of 06-nummer, verbind het aan een spreker (‘wie heeft een vraag voor spreker x?’) of een wedstrijd (‘wat is de grootste blokkade voor…’). Ook bestaan er handige software programma’s voor een vlotte afhandeling.

Attributen

Gebruik attributen, die je verbindt met het thema. Verspreid als moderator bijvoorbeeld verkeersborden in de zaal en laat mensen associëren op de betekenis daarvan rond het thema (‘deze strategie is een doodlopende weg’).

Tweedeling

Elke zaal kun je in twee helften verdelen. Die tweedeling gebruik je om iedereen actief en tegelijk nieuwsgierig naar elkaar te maken. De ene helft bedenkt voordelen, de andere helft nadelen bij een plan. De ene helft luistert naar wat is gezegd, de andere helft naar wat niet is gezegd.

Je kunt opkomen als een filmster of juist kiezen voor een bescheiden entree, die je de mogelijkheid  geeft om gaandeweg te groeien. Vanaf het begin kun je het signaal geven dat iedereen hoofdrolspeler is behalve jijzelf. Maar voor elke gespreksleider die iets moet presenteren geldt: voorkom non-verbale lekkage:

Geen auto-manipulatie

Blijf met je handen van je gezicht af. Het stoort en is niet goed voor zelfverzekerde indruk. Rommel ook niet in jas- en broekzakken.

Gebruik systeemkaartjes

Wapper niet met A4tjes, het is geen mooi gezicht en lastig pagina’s omslaan.

Mijd hoogteverschillen

Werk nooit van boven naar beneden, kom altijd op ooghoogte als je met iemand spreekt. Door de knieën kan weer wel.

Als gespreksleider ben je niet verlegen, maar de deelnemers soms wel. Zet deze mensen niet voor het blok (‘Kom op, je hoeft je nergens voor te schamen hier’).  De vooronderstelling onder veel bijeenkomsten is dat je moet praten om mee te doen. Maar eerst denken en/of schrijven kan net zo goed en levert vaak betere resultaten op. Er zijn twee beproefde methodes.

Houd het willekeurig

Iedereen krijgt een blanco kaartje met de vraag om daarop een  stelling, vraag of dilemma over de onderhavige kwestie op te schrijven. Vervolgens neem je die in en verdeel je ze willekeurig weer over de groep. Vraag kris-kras wat is opgeschreven en ga daarover het gesprek aan. Niemand kan voor dom worden versleten.

Eerst delen, dan praten

Je stelt een vraag, waarop  iedereen eerst voor zichzelf even nadenkt. Vervolgens deelt iedereen zijn gedachten met een buurm/v om samen met één antwoord te komen. Die antwoorden bespreek je als gespreksleider met de groep plenair. In Amerika noemen ze dat Think Pair Share.

De meeste bijeenkomsten gaan over een verandering, een nieuwe richting en plannen om problemen nu eens goed aan te pakken. Dat maakt het interessant om snel een beeld te krijgen van de veranderbereidheid onder de deelnemers. Als gespreksleider denk je daarbij in lijnen en speelvelden.

De lijn

Trek een denkbeeldige lijn van 0 – 100 en vraag de deelnemers hoe groot ze kans achten dat de geplande verandering succesvol is op een schaal van 0 – 100%. Iedereen zal ergens gaan staan en dat levert voldoende gespreksstof op. Wat geeft de 75%-100%-mensen zoveel vertrouwen in het succes? Wat doet de 25%-75%-mensen voorzichtig zijn? En welke blokkades moeten we volgens de 0%-25%-mensen uit de weg ruimen?

De driehoek

Een variant hierop is de deelnemers drie keuzes te bieden. Elke keuze correspondeert met een vak stoelen. Bijvoorbeeld: Deze verandering moet zsm ingevoerd worden / Ik ben niet tegen verandering, maar heb nog wat vragen / Hoho, is deze verandering überhaupt wel verstandig? Met deze demografie van de zaal geef je als moderator iedereen een goede aanleiding om elkaar te spreken.

Het speelveld
Veel organisaties spelen voortdurend een wedstrijd. Toon op het scherm een voetbalveld van bovenaf gezien. Verdeel de zaal als een voetbalveld in de aanval, het middenveld en de defensie.  Vraag iedereen waar men als individu staat? Voeg desgewenst skybox, tribune en dug-out toe. Gedurende de hele workshop heb je als gespreksleider aanknopingspunten: wanneer kom je uit defensie? Hoe is de samenwerking op het middenveld? Creëren we wel genoeg kansen? Waarom is het stil in de dug-out? Heb je hier geld in de skybox nog geld voor over? Wat vindt het publiek hiervan? Is er een nieuwe tactiek nodig? De deelnemers zullen er zelf ook flink op los associëren.

Een gespreksleider doet niets standaard. Tot 20 m/v kun je – mits het tempo hoog ligt en kris-kras werkt –  een voorstelrondje houden. De standaardvragen leveren naam, organisatie en functie op. Voeg daar minimaal 1 vraag aan toe. Niet 20x dezelfde vraag, want dat is na nr. 3 al niet meer leuk. Kies uit de brave, de verrassende en de brutale variant.

Braaf

Op een wat saaie vraag als “wat zijn uw verwachtingen” kun je variëren met “wanneer is deze workshop voor u geslaagd”, “wat wilt u morgen tegen uw collega over deze workshop kunnen zeggen’ of “wat moeten we absoluut voorkomen bij de behandeling van dit onderwerp.” Variatie is het toverwoord voor elke moderator.

Verrassend

In een wat stijf gezelschap wil je een informele sfeer bevorderen met minder voorspelbare vragen. Stel de bijeenkomst gaat over “gezonde voeding” dan ligt het voor de hand om te vragen “wat is het (on)gezondste dat u deze week hebt gegeten”, “wat at u vroeger wel en nu niet meer” en “welk ongezond voedsel mag per direct verboden worden” enzovoorts. Houd het als moderator persoonlijk.

Brutaal

Als het extra scherp moet zijn, schuw je als gespreksleider geen enkele vraag. “Wat zou jij als je hier de baas was…”, “wat is grootste vooroordeel dat klanten hebben over ons” of “als deze organisatie niet zou bestaan, waar zou je dan werken”. Als gespreksleider heb je maar één doel: de nieuwsgierigheid prikkelen.

Een gespreksleider heeft makkelijk praten. Maar je wil vooral dat de deelnemers makkelijk praten. De meeste mensen praten het gemakkelijkst in een café. Dat voelt als een gemeenschappelijke huiskamer waar je het laatste nieuws (roddels incluis) hoort.. Zo is het concept van het Worldcafe geboren.

Maximaal 7 deelnemers

Een goed Worldcafe heeft per tafel maximaal zeven deelnemers om iedereen aan het woord te laten. Zorg voor tafelvoorzitters als moderator en werk met 2 tot 4 rondes van 15 tot 25 minuten.

Competitie of samenwerking

Tafels werken aan dezelfde opdracht. Zo kun je een competitie van ideeën tussen tafels organiseren. OF Tafels werken aan verschillende opdrachten. Zo kun je een keten van opdrachten organiseren.

De wet van de 2 voeten

De wet van de 2 voeten: je mag elk moment van tafel veranderen. Zo hoeft niemand zich een moment te vervelen. OF Je mag alleen wisselen bij het tijdsignaal. Zo is elk onderwerp verzekerd van de nodige aandacht.

Als gespreksleider is de onderwerpkeuze in een debat cruciaal. Een goed debat leiden betekent een goed onderwerp kiezen. Vier tips:

Open deuren

“We moeten meer samenwerken.”
Daar kan niemand tegen zijn en het maakt de tegenstanders direct verdacht. Vermijd open deuren in de stelling

Een onderwerp, niet twee

“Centraal aansturen werkt niet. Medewerkers willen meer lokale invloed.”
Onduidelijk is of het debat over de eerste of tweede zin gaat en je kunt het met de eerste zin eens zijn en met de tweede oneens.

Onveilige stellingen

“De afdeling ICT presteert onder de maat.”
Een stelling die beschuldigt leidt tot een defensief debat in plaats van een oplossingsgericht debat.

Ontkennende stellingen

“We moeten geen oude medewerkers opgeven.”
Als je voor de stelling bent wil je niets veranderen, als je tegen bent wel? Ontkenningen in de stelling werken snel verwarrend.

Vuurwerk gevraagd: als gespreksleider moet je een debat leiden. In een debat zit meer pit dan in een discussie. Het debat doet het daarom goed als opening of afsluiting van een programma. Dat komt natuurlijk door de opstelling, instelling van de deelnemers en de keuze van de stellingen.

Opstelling

Vuurwerk bevorder je door mensen tegenover elkaar te zetten. Een theaterzaal is per definitie minder geschikt voor een debat, tegen een rug debatteren is voor niemand leuk.

Instelling

In de inleiding van het debat refereer je natuurlijk aan het “Hear, hear” en “Shame, shame” uit het Britse Lagerhuis. Laat het publiek ook eens oefenen om de stemming te verhogen.

Goede stellingen

Als gespreksleider kent u natuurlijk de gouden regels van een goede stelling. Geen dubbele ontkenning (“wie is er tegen het niet afschaffen van het project?”), geen argument in de stelling (“Het project, dat heel veel geld oplevert, moet niet doorgaan”) en vooral niet te lang.

Als gespreksleider of moderator ken je natuurlijk de drie beproefde opstellingen om interacties tussen deelnemers te stimuleren.

Amphitheater

Op zoek naar een interactieve discussie? Elke gespreksleider gebruikt dan het amphitheater. Het publiek zit rondom, kijkt elkaar recht in de ogen en weet: hier gaan we wat beleven.

Lagerhuis

Op zoek naar de confrontatie? Een Lagerhuisdiscussie met twee zijden tegen over elkaar is voer voor botsingen en meningsverschillen. Tip: Voeg ook eens een twijfelvak toe en laat mensen die van mening wisselen fysiek overlopen.

Arena

Op zoek naar zowel debat als dialoog? De arena opstelling met aan vier zijden mensen is voor ervaren gespreksleiders dan een must. Je kunt de vier zijden ook een betekenis meegeven.

Als gespreksleider of facilitator ben je ook geograaf. Je hebt verstand van de ruimte. Daarom arriveer je altijd op tijd op de locatie. En dat is maar goed ook, want de voorstelling is zelden wat van tevoren is gevraagd. Zaaleigenaren hebben de neiging stoelen in Sovjet-opstelling neer te zetten met alle neuzen dezelfde kant op. Alsof dat kritiek scheelt. Drie tips voor een inspirerende zaalindeling

Brandpunt in het midden

Het is een raadsel wat er zo boeiend is om collectief naar een muur te staren. Je bent tenslotte gespreksleider en mensen die elkaar in de ogen kunnen kijken raken makkelijker in gesprek. Zorg als het even kan ervoor het snijpunt van de blikken van de deelnemers zich middenin de ruimte bevindt, zoals de middenstip op een voetbalveld.

Licht, lucht en ruimte

Heb je je ook wel eens afgevraagd waarom vaak alleen het podium is verlicht? Zet je publiek nooit in het donker. Zet de stoelen niet pal naast elkaar, dan kun je ze makkelijk een keer omdraaien bij opdrachten. Zit je in een ruimte met uitzicht? Laat niemand tegen het licht in kijken.

Barrières weg

Zijn tafels handig of juist een barriere? Ze  zijn handig om van alles op te leggen en handig om ‘onopvallend’ op je smartphone te werken en onderuit te zitten. Voor een actieve sessie heb je er alleen maar last van.

In de auto, trein of thuis hebben de meeste mensen niet veel publiek. Een meeting met 50 man is per definitie een bijzondere gelegenheid. Haal daarom als moderator of gespreksleider het maximale uit de ruimte

Schouwburg of theaterzaal?

Het signaal is duidelijk: hier kom je om te kijken. Draai de rollen om. Maak van het publiek de hoofdrolspeler en zet ze zelfs op het podium neer waar mogelijk.

Hotel?

Kleine sessie in een hotel? Zet als gespreksleider deelnemers niet achter een tafel nodig. Fysieke barrière = verbale barrière. De beste sessies vinden gewoon in een kring plaats.

Museum?

Een museum is een perfecte metafoor voor elke gespreksleider. Wat zijn hier de meesterwerken? Hoe zullen mensen ons later herinneren? Wat wordt het pronkstuk van onze organisatie?