Effectief vergaderen: stuur informatie vooraf

Vergadertijd is dure tijd, zeker als er veel mensen aan tafel zitten. Daarom is iedere actie die een vergadering effectiever en beter kan maken van harte welkom. We besteden erg veel tijd in vergaderingen aan het informeren van anderen. Soms is het informeren van anderen zelfs het doel van de vergadering. Maar informatieoverdracht kan tegenwoordig heel gemakkelijk per e-mail, wat een heleboel tijd bespaart.

Maar naast de pure tijdswinst zijn er nog twee redenen om zo veel mogelijk informatie al voor de vergadering rond te sturen. Deze twee redenen zorgen ook voor betere besluitvorming in vergaderingen.

  1. Mensen denken vooraf na over het onderwerp. Als alleen de titel van het onderwerp op de agenda staat zijn mensen vooraf nauwelijks bezig met nadenken over het onderwerp. Dat moeten ze dus allemaal tijdens de vergadering nog gaan doen, terwijl ze tegelijkertijd ook de nieuwe informatie moeten verwerken. Als zij de informatie vooraf al hebben, kunnen zij alvast nadenken, afwegingen maken en een standpunt formuleren. Dat maakt hun standpunt beter dan wanneer ze on the spot moeten worden bedacht.
  2. U bestrijdt informatieongelijkheid. Als één iemand veel informatie heeft en de rest niet, kan hij de vergadering heel gemakkelijk naar zijn hand zetten. Handig voor hem, niet handig voor de kwaliteit van het besluitvormingsproces. Bestrijd informatieongelijkheid door iedereen te vragen de informatie voor de vergadering te delen.

Delen:

Alle Tips
Leer Overtuigend Debatteren

Website by Webroots