Weet hoe de hazen lopen

Een meeting voorbereiden loont, als u weet hoe het moet. Met alleen een agenda bent u er niet. Weet hoe de hazen lopen met 5 Tips van Debat.NL

1. Moet er wel een meeting komen?

Te vaak is fysiek bij elkaar komen niet alleen een dure grap, maar ook nog eens overbodig. Check tevoren of vergaderen voor een besluit echt nodig is. Zo ja, vraag dan meteen waarom. Dat is les 1 om te weten hoe de hazen lopen.

2. Zorg dat elk onderwerp een eigenaar heeft.

Weinig is zo frustrerend als zwevende agenda-onderwerpen. Koppel elk onderwerp aan een verantwoordelijk persoon. Stuur de agenda met onderwerpen, eigenaren en tijden tevoren rond.

3. Ken de insteek van de sleutelfiguren.

Als je een meeting leidt wil je niet verrast worden door de discussie. Sterker nog, als je weet hoe de belangrijkste spelers erin zitten kun je de discussie tot de essentie beperken. Bel en spreek sleutel-figuren tevoren, dan weet je welke vragen je in de meeting kan stellen.

4. Bereid een opening met impact voor.

‘Hierbij open ik de vergadering’ heeft 0 impact. Zet bewust de toon door bijv. een compliment te geven of te refereren aan de besluitvaardigheid van de vorige keer. Bedenk tevoren wie je even persoonlijk wil noemen.

5. Doe 2 minuten voor de vergadering niets.

Geen gevlieg, gemail of snel nog een telefoontje. Concentreer je de laatste 2 minuten voor een meeting op de meeting zelf. De rust die je daarmee krijgt, doet de deelnemers goed.

Delen:

Alle Tips
Leer Professioneel Gespreksleiden